Comment améliorer votre gestion du temps ? Conseils et outils

Surmenage, tensions, problèmes d’organisation, telles sont les difficultĂ©s qui pèsent sur certains salariĂ©s. Dans cette situation, la meilleure chose Ă  faire est parfois d’adopter une gestion du temps plus adĂ©quate. En appliquant certains principes, il est ainsi possible de gagner en efficacitĂ©, en productivitĂ© et en sĂ©rĂ©nitĂ©. Voici quelques conseils et une liste d’outils Ă  mettre en place pour amĂ©liorer sa gestion du temps.

Pourquoi améliorer sa gestion du temps ?

Dans un monde ultra connecté aux journées bien remplies, le temps est une valeur importante. Mieux vaut alors le gérer efficacement pour garder le contrôle et ne pas se laisser dépasser.

Améliorer sa gestion du temps présente de nombreux avantages :

  • Un gain de productivitĂ© grâce Ă  une meilleure structure du travail et Ă  l’allocation de temps de pause salutaires.
  • Davantage de temps libre pour se changer les idĂ©es, continuer Ă  se former ou se consacrer Ă  ses collaborateurs.
  • Moins de stress et une charge mentale allĂ©gĂ©e.
  • Un chiffre d’affaires plus important…

Optimiser la gestion de son temps au travail permet d’accomplir plus en un temps rĂ©duit. Le professionnel bĂ©nĂ©ficie ainsi de moments supplĂ©mentaires pour dĂ©velopper ses compĂ©tences techniques et intellectuelles. Il a la possibilitĂ© de prendre davantage soin de lui et se sent plus heureux et Ă©panoui.

Comment mieux gérer son temps ?

Certains principes doivent être adoptés et mis en pratique au quotidien pour parvenir à mieux gérer son temps.

Être mieux organisé

Un emploi du temps surchargĂ© n’est pas une preuve de productivitĂ©, au contraire. Chez un employĂ© dĂ©sorganisĂ©, cela est mĂŞme source de pertes de temps nombreuses.

Pour sortir de ce cercle vicieux, il faut planifier ses tâches, structurer son travail et mieux organiser son bureau. Un espace bien rangé est un premier pas dans la bonne direction.

DĂ©finir des objectifs

Pour une meilleure gestion de son temps, il faut se fixer des objectifs. Ils permettent de maintenir le cap, de connaître précisément le chemin parcouru et les tâches à réaliser.

En se fixant des objectifs rĂ©guliers, il est en effet possible de mieux articuler son planning et ne pas trop Ă©taler les tâches dans le temps. C’est humain : plus on a de temps et plus le travail sera long Ă  rĂ©aliser. Des dates butoirs avec des objectifs quotidiens, hebdomadaires ou mensuels peuvent ainsi ĂŞtre dĂ©finies, notamment au travers de la mĂ©thode SMART.

ArrĂŞter de procrastiner

Remettre ses tâches au lendemain est le propre du procrastinateur. Or, c’est un vĂ©ritable problème, car, en plus de ralentir la productivitĂ©, repousser son travail est Ă©galement source de dĂ©motivation et de tensions. Cela alourdit en outre la charge mentale du salariĂ©. En agissant tout de suite, l’action n’est pas entravĂ©e et les capacitĂ©s de concentration sont amĂ©liorĂ©es.

Faire une tâche à la fois

Réaliser plusieurs tâches en même temps avec le même niveau de concentration est impossible. Il est préférable de se focaliser sur une tâche à la fois en se concentrant sur les missions plus complexes au moment où son énergie est maximale.

Se fixer des priorités

Une bonne gestion du temps nĂ©cessite d’identifier les tâches Ă  rĂ©aliser et de les hiĂ©rarchiser pour ne pas se laisser submerger par son travail. Il faut donc analyser le degrĂ© d’urgence de chaque tâche, les planifier et faire un point rĂ©gulier sur leur avancement.

Éviter les distractions

Mettre son cerveau en mode « travail » est indispensable pour être le plus efficace et productif possible. Pour cela, il faut évacuer les pensées personnelles et les tracas, et se tenir à distance de toute distraction potentielle.

Limiter sa charge de travail

Apprendre Ă  dĂ©lĂ©guer, Ă  dire non et Ă  refuser des tâches qui n’entrent pas dans son champ de compĂ©tences est essentiel pour amĂ©liorer sa gestion du temps. En effet, il ne faut pas hĂ©siter Ă  dĂ©lĂ©guer certaines missions chronophages ou plus secondaires, ou encore les travaux de dĂ©tail, d’autant plus quand ils ne font pas partie de ses attributions.

S’accorder des temps de pause

S’ils semblent contre-productifs, les temps de pause sont en rĂ©alitĂ© nĂ©cessaires pour booster sa concentration. En effet, prendre l’air permet d’oxygĂ©ner son cerveau et de diminuer son taux de stress pour ĂŞtre plus efficace au travail.

6 outils pour une bonne gestion du temps 

Les outils et les techniques dédiés à la gestion du temps sont nombreux sur le marché. Encore faut-il choisir les bons et les utiliser de manière régulière pour ne pas retomber dans ses travers et revenir à la situation initiale.

Google Agenda

Utiliser correctement son agenda permet d’optimiser son temps. Grâce Ă  Google Agenda, par exemple, un utilisateur peut planifier des rĂ©unions sans envoyer d’e-mails ou d’invitations rĂ©currentes. Cet outil rend aussi possible la crĂ©ation d’agendas partagĂ©s qui donnent une visibilitĂ© sur les engagements communs afin de ne pas perdre de temps en Ă©changes inutiles.

 Google Agenda

Trello

Trello est un outil de gestion de projet collaboratif. Il s’agit d’une to-do list virtuelle qui permet de travailler en Ă©quipe, d’attribuer des tâches, de dĂ©finir des Ă©chĂ©ances, d’utiliser des Ă©tiquettes, d’ajouter des commentaires ou encore de partager des fichiers. Il prend la forme d’un tableau de bord personnalisable et est particulièrement utilisĂ© pour suivre l’Ă©tat d’avancement d’un projet, par exemple.

Trello

Evernote

Evernote est un outil de prise de notes qui garde en mémoire de nombreuses informations sous la forme de SMS, de mémos vocaux ou de photos, par exemple. Les notes sont stockées au même endroit et sont accessibles à tout moment.Evernote

Bon à savoir : Microsoft OneNote, inclus dans Office 365, est une alternative à cet outil. Il propose aussi une fonction de prise de notes collaborative à ses utilisateurs.

Freedom

Freedom bloque les distractions sur une pĂ©riode donnĂ©e. Il permet de se concentrer sur une seule et unique tâche et d’adopter une gestion du temps optimale en limitant l’arrivĂ©e d’e-mails ou de messages intempestifs en provenance des rĂ©seaux sociaux.https://freedom.to/

La méthode Pomodoro

NĂ©e de l’esprit de Francesco Cirillo dans les annĂ©es 80, cette mĂ©thode consiste Ă  rester concentrĂ© sur une mĂŞme tâche pendant des sessions de 25 minutes entrecoupĂ©es de courtes pauses. Cette technique est un moyen de gagner en efficacitĂ© et en concentration en s’accordant des temps libres rĂ©gulièrement.

Toggl

Toggl enregistre le temps passĂ© sur chaque tâche afin de savoir lesquelles sont les plus chronophages. Il est alors possible d’identifier celles qui affichent une valeur ajoutĂ©e plus faible et, ainsi, de mieux organiser son travail par la suite.

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Les compétences d'un bon commercial


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