ContrĂŽle de gestion : comment faire un tableau de bord ?

Le tableau de bord d’entreprise n’est pas qu’une simple prĂ©sentation de chiffres et de rĂ©sultats, il s’agit d’un outil clĂ© de pilotage proactif pour une entreprise. Il permet de mettre en exergue les diffĂ©rences entre les prĂ©visions et la rĂ©alitĂ© afin d’engager rapidement les actions nĂ©cessaires pour rectifier les Ă©carts.

Le tableau de bord de gestion, Ă©galement appelĂ© dashboard est l’instrument de prĂ©dilection du contrĂŽleur de gestion. En plus d’ĂȘtre un outil de contrĂŽle, c’est un vĂ©ritable instrument d’aide Ă  la dĂ©cision qui favorise une amĂ©lioration continue des process et de la performance de l’entreprise.

Comment construire un tableau de bord ?

Avant de vous lancer dans la conception de votre tableau de bord de contrÎle de gestion, il est essentiel de définir vos besoins et attentes ainsi que de déterminer les utilisateurs de chacune des données.

DĂšs cette premiĂšre phase de rĂ©flexion, il s’avĂšre indispensable d’impliquer vos collaborateurs dans l’Ă©laboration du dashboard. En effet, fĂ©dĂ©rer vos Ă©quipes autour de ce projet sera une source de motivation supplĂ©mentaire quant Ă  sa future utilisation.

1 – DĂ©finir les objectifs du tableau de bord

Pour que le tableau de bord soit un outil efficace et surtout bien utilisé par vos collaborateurs, vous pouvez mener une étude en amont afin de définir les besoins de chacun et ainsi commencer à structurer votre dashboard. Vous devez vous poser les questions suivantes :

  • À qui va-t-il servir ?
  • Quel est le niveau de familiaritĂ© des utilisateurs avec ce type d’outil ?
  • À quelle pĂ©riodicitĂ© va-t-il ĂȘtre utilisé ?
  • Quel contenu ou quelle forme doit-il revĂȘtir ?

L’utilisation d’un tableau de bord s’inscrit dans une dĂ©marche de progrĂšs. Il aide Ă  la prise de dĂ©cision pour atteindre des objectifs fixĂ©s dans un certain dĂ©lai, et induit donc la nĂ©cessitĂ© de fixer l’horizon d’analyse de l’outil :

  • Le long terme : dĂ©cliner la stratĂ©gie de l’entreprise en une sĂ©rie d’indicateurs qui servent Ă  mesurer la performance.
  • Le moyen terme : mesurer les rĂ©sultats de l’entreprise et l’efficacitĂ© des actions engagĂ©es.
  • Le court terme : suivre l’Ă©volution d’indicateurs tels que le niveau de stock, le nombre de clients prospectĂ©s ou encore le respect des budgets engagĂ©s.

Cette derniĂšre catĂ©gorie de tableau de bord, aussi appelĂ© aussi tableau de bord opĂ©rationnel, permet une grande rĂ©activitĂ© et la mise en place d’actions de correction quand cela s’avĂšre nĂ©cessaire.

2 – Choisir les indicateurs

Vos indicateurs, ou encore KPI, doivent ĂȘtre en accord avec la stratĂ©gie de votre entreprise. Ils sont en lien direct avec le type de tableau de bord dĂ©fini Ă  l’Ă©tape prĂ©cĂ©dente et doivent absolument pouvoir dĂ©finir des actions immĂ©diates. Il existe 3 types d’indicateurs possibles :

  • Les indicateurs d’activitĂ© : mesurent des volumes tels que les quantitĂ©s vendues ou les rĂ©fĂ©rences en stock.
  • Les indicateurs de performance/de rĂ©sultats : mesurent l’atteinte des objectifs et l’optimisation des ressources.
  • Les indicateurs financiers : permettent de prendre des dĂ©cisions rapides et dans les meilleures conditions, il s’agit de la marge brute, du seuil de rentabilitĂ© ou encore du retour sur investissement.

3 – Structurer le tableau de bord

Il s’agit d’organiser les indicateurs afin que le message distribuĂ© soit le plus explicite et le plus complet possible. Le tableau de bord doit offrir une vision claire en un clin d’Ɠil, et sa prĂ©sentation doit donc ĂȘtre efficace et concise. Il doit tout d’abord rappeler les objectifs, les Ă©chĂ©ances ainsi que la pĂ©riode d’analyse.

Son apparence doit ĂȘtre visuelle et agrĂ©able Ă  lire en privilĂ©giant les graphiques : des histogrammes pour comparer les ventes de diffĂ©rents produits ou des courbes pour une vision dynamique sur plusieurs annĂ©es par exemple. Il doit ĂȘtre synthĂ©tique et, de prĂ©fĂ©rence, tenir sur une page ou deux maximum, ĂȘtre orientĂ© action et utiliser un vocabulaire adaptĂ© Ă  ses destinataires.

Le tableau de bord peut ĂȘtre organisĂ© en :

  • Regroupant des indicateurs par objectif dans le cas d’un tableau de bord stratĂ©gique.
  • HiĂ©rarchisant les indicateurs si vous souhaitez Ă©valuer les performances des forces de vente par exemple.
  • Reliant les indicateurs les uns aux autres et en dĂ©terminant leurs interactions.

4 – DĂ©finir la pĂ©riodicitĂ© de mise Ă  jour

Afin de connaĂźtre la pĂ©riodicitĂ© Ă  laquelle le tableau de bord doit ĂȘtre mis Ă  jour, il est nĂ©cessaire de vous demander Ă  quels intervalles se produisent les changements et Ă  quelle pĂ©riodicitĂ© l’analyse est pertinente pour la mise en place d’actions correctives.

De maniĂšre gĂ©nĂ©rale, il est inutile d’avoir une vision quotidienne sur un indicateur dont la mesure change trimestriellement ou sur lequel aucune action ne serait possible Ă  court terme. Plus le pĂ©rimĂštre Ă©tudiĂ© est proche de l’opĂ©rationnel, plus la mise Ă  jour doit ĂȘtre frĂ©quente.

Dans le cas du suivi des stocks par exemple, il est utile d’avoir un inventaire journalier des rĂ©fĂ©rences stockĂ©es afin d’Ă©viter la rupture. Dans le cas d’un tableau de bord stratĂ©gique, la vision Ă  long terme imposera plutĂŽt une mise Ă  jour trimestrielle ou annuelle.

5 – Mesurer les Ă©carts

Il s’agit lĂ  de dĂ©finir comment mesurer les diffĂ©rents indicateurs choisis et identifier les Ă©carts. LĂ  encore, l’utilisation de graphiques est recommandĂ©e, mais vous pouvez Ă©galement choisir d’intĂ©grer vos indicateurs dans un tableau qui reprendra :

  • L’historique : le CA des annĂ©es prĂ©cĂ©dentes par exemple.
  • Les prĂ©visions sur une pĂ©riode donnĂ©e.
  • Les rĂ©sultats rĂ©els obtenus sur cette mĂȘme pĂ©riode.
  • Les Ă©carts observĂ©s.
  • Les actions Ă  mettre en place.

6 – DĂ©terminer la solution technique

Le support sur lequel vous allez choisir de construire et dĂ©livrer votre tableau de bord est un Ă©lĂ©ment dĂ©cisif. Il doit ĂȘtre simple d’utilisation et vous permettre une mise Ă  jour rapide et facile. Cela peut ĂȘtre :

  • Un tableau Excel.
  • Un service spĂ©cialisĂ© SaaS sur Internet.
  • Un logiciel de gestion.
  • Un outil de reporting interne Ă  votre entreprise.

La source d’alimentation des donnĂ©es est Ă©galement Ă  prendre en compte. Il peut s’agir lĂ  aussi d’un fichier Excel, d’un CRM ou encore d’un logiciel de gestion comptable. Enfin, rĂ©flĂ©chissez Ă  la maniĂšre dont les donnĂ©es vont ĂȘtre remontĂ©es, soit en important le fichier dans l’outil, soit en crĂ©ant un lien entre vos fichiers et l’outil.

Il peut Ă©galement ĂȘtre utile de prĂ©voir une phase d’audit pour vĂ©rifier dans le temps que l’outil est toujours pertinent, bien utilisĂ© et en adĂ©quation avec les objectifs de l’entreprise.

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