Retour d’expérience : comment faire un retex en 4 étapes ?

Le retour d’expérience est un outil clé au sein d’une entreprise pour transformer l’échec d’une situation en performance. Il permet d’éviter de reproduire les mêmes erreurs en cas d’une anomalie ou au contraire, de favoriser la reproduction des bonnes pratiques qui ont conduit à la réussite du projet. Voici les étapes à suivre pour réaliser un retex efficace.

Comment faire un retex ?

Tout d’abord, il faut comprendre qu’un retex peut aussi bien avoir lieu lors d’un dysfonctionnement ou d’une réussite d’un projet.

Il permet d’analyser toutes les expériences, qu’elles soient bonnes ou mauvaises, dans n’importe quel secteur. Il peut faire référence à diverses situations comme un projet innovant, un projet récurrent, un dysfonctionnement survenu, un incident grave ou un projet d’onboarding.

Pour cela, il tient compte aussi bien des aspects techniques et logistiques, humains et organisationnels d’un projet ou d’une crise.

Il a pour objectif de prévenir les risques, de trouver des axes d’amélioration et de privilégier la reproduction d’une performance.

De plus, le retex ne doit pas être une simple succession de remarques, mais une évaluation profonde des enjeux rencontrés lors de l’événement. Il faut garder en tête qu’il est une aide qui vise à améliorer l’organisation.

Pour effectuer un retour d’expérience, il suffit de suivre quatre étapes simples.

Mais avant, il est important de déterminer l’objectif et l’objet de l’analyse, le contexte du projet et les informations relatifs telles que la date, les ressources utilisées, les enjeux, les livrables ou encore la description du projet.

Étape 1 : collecter les données

La première étape consiste à regrouper les informations essentielles pour réaliser le retour d’expérience. Pour ce faire, il est conseillé de désigner un chef de projet en charge de la bonne organisation et du suivi du retour d’expérience.

Ensuite, il est nécessaire d’identifier puis d’interroger les collaborateurs qui ont participé au projet. Cette étape est fondamentale pour collecter des données de qualité et pertinentes qui permettront d’analyser les points négatifs et positifs rencontrés. Si possible, il peut être intéressant de recueillir les déclarations à chaud, quelques jours après la fin du projet.

Cette collecte de données peut s’effectuer sous différentes formes. Cela peut être des questionnaires, des interviews, des réunions collectives ou individuelles ou encore un formulaire par e-mail. L’important est d’assurer une remontée efficace des informations.

Dans le cas d’un événement négatif, ce recueil est essentiel pour comprendre et analyser comment est survenue l’anomalie et la prévenir la prochaine fois. Il ne s’agit pas de pointer du doigt les responsables du problème, mais de se servir de cet échec pour le transformer en levier vers la réussite.

Étape 2 : analyser les informations

Une fois les données récoltées, il convient de les analyser pour identifier les facteurs positifs ou négatifs de l’événement. Cette analyse sera différente si le retour d’expérience est négatif ou positif. Dans tous les cas, le retex doit traduire les points forts de l’événement, les points faibles et les possibles axes d’amélioration.

S’il s’agit d’un retex négatif, il faut réussir à identifier les écarts faits par rapport à la demande initiale et à en déterminer les conséquences. Pour cela, il existe des outils pratiques pour construire l’analyse. Par exemple, il y a le diagramme d’Ishikawa (aussi nommé diagramme de causes et effets) qui permet de lister les éléments qui ont impacté la situation ou encore la méthode des 5W (5 why) qui permet d’identifier 5 causes au problème. Il existe aussi l’arbre des causes qui permet de mieux comprendre les circonstances d’une situation.

Dans le cas d’un retour d’expérience positif, il est nécessaire d’analyser les données pour soulever les bonnes pratiques et pouvoir les reproduire par la suite. Pour cela, il est possible de s’appuyer sur la méthode du QQOQCP : quoi, qui, où, quand, comment et pourquoi. Cet outil permet de conduire une analyse précise et fine de l’évènement.

Étape 3 : exploiter les données

La troisième étape consiste à établir un compte-rendu suivant les données analysées. Le chef de projet dédié doit alors bâtir le retex avec des observations objectives sur la gestion du projet.

L’exploitation de ces informations permet de déterminer les mesures palliatives, correctives et préventives. À ce stade, le retour d’expérience met en évidence les leçons à tirer du projet. Il débouche alors sur un plan d’action avec les axes d’amélioration à instaurer en fonction des problématiques soulevées.

L’entreprise peut, à l’avenir, anticiper les mesures à adopter pour éviter les situations d’échec ou, au contraire, reproduire celles qui ont fonctionné.

Étape 4 : partager le résultat du retex

Et enfin, une fois les conclusions du retour d’expérience rassemblées sous forme de document écrit, il est essentiel de les partager avec l’ensemble des collaborateurs concernés ou non par le projet.

Ces derniers bénéficient ainsi d’une analyse complète pour gérer des situations similaires qui peuvent se représenter dans le futur.

Cela permet à l’entreprise de s’inscrire dans une démarche d’apprentissage et d’amélioration continue.

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