SIPOC : qu’est-ce que c’est et comment faire ?

L’acronyme SIPOC est formĂ© en anglais des mots « Suppliers », « Inputs », « Process », « Outputs » et « Customers », qui se traduit en français par « fournisseurs », « entrĂ©es », « processus », « sorties » et « clients ». Mais Ă  quoi sert cette mĂ©thode ?

Dans un processus, il faut dĂ©terminer le dĂ©but et la fin du processus, mais Ă©galement les Ă©tapes. Aussi, l’outil SIPOC se prĂ©sente sous la forme d’un diagramme ou d’un tableau pour plus de lisibilitĂ©.

Dans la rubrique « Suppliers », l’entreprise identifie les fournisseurs internes et externes qui fournissent les entrĂ©es du processus. Ces sources peuvent ĂŞtre des personnes ou des processus internes Ă  l’entreprise ou d’autres entreprises externes.

La rubrique « Inputs » liste les entrées qui alimentent le processus. Matériel, moyens humains, données… Ces entrées sont nécessaires au bon déroulement du processus.

Dans « Processus », l’entreprise dĂ©crit les activitĂ©s, Ă©tapes, tâches et opĂ©rations principales qui transforment les entrĂ©es en sorties. C’est donc un flux de tâches.

Dans « Outputs », il faut lister les sorties à destination des clients. Cette sortie peut bien sûr être un produit ou un service, mais également un formulaire, un e-mail, etc.

Enfin, la rubrique « Customers » permet d’identifier les clients internes et externes, intermĂ©diaires et finaux. La notion de clients internes implique notamment d’autres Ă©quipes de la mĂŞme entreprise, des personnes spĂ©cifiques, voire un autre processus.

SIPOC tableau vierge

Source : blog gestion de projet

Pourquoi utiliser SIPOC ?

La mĂ©thode SIPOC permet de dĂ©crire un processus mĂ©tier du dĂ©but Ă  la fin et d’avoir une vue d’ensemble des Ă©tapes du processus et des Ă©lĂ©ments qui le composent. C’est une cartographie des processus qui dĂ©crit l’enchaĂ®nement des tâches et les diffĂ©rentes Ă©tapes pour atteindre les objectifs. Cet outil permet de comprendre les entrĂ©es et les sorties, les fournisseurs et les clients, et le processus. Il permet de simplifier les informations pour mieux comprendre un processus et ainsi mieux communiquer avec les Ă©quipes. Avec cet outil, tous les collaborateurs dĂ©tiennent en effet le mĂŞme niveau d’information. Le SIPOC peut mettre en avant un processus en cours ou futur. SIPOC est beaucoup utilisĂ© par les consultants et les analystes en Business Process Management.

 

Comment faire un SIPOC ?

Pour faire un SIPOC, dans un premier temps, il faut comprendre le processus. Par exemple, pour modéliser un processus de production, les entrées désigneront des matières premières. Les sorties représenteront alors des produits semi-finis ou des produits finis. En ce qui concerne un processus informatisé, les entrées désigneront des données ou un processus précédent, les sorties désigneront de nouvelles données, un autre processus, un rapport, etc. Il faut ensuite se poser les bonnes questions pour chaque rubrique.

  • Pour le S « Suppliers/fournisseurs » : qui fournit le matĂ©riel ou les entrĂ©es ?
  • Pour le I « Inputs/entrĂ©es » : quelles sont les ressources demandĂ©es ou dĂ©livrĂ©es par le fournisseur ? Ce peut ĂŞtre du matĂ©riel ou des informations.
  • Pour le P « Process/processus » : quelles actions ou activitĂ©s sont exĂ©cutĂ©es pour crĂ©er de la valeur ? Le processus est très souvent constituĂ© de plusieurs Ă©tapes.
  • Pour le O « Outputs/sorties » : quel produit ou service est crĂ©Ă© par/ou rĂ©sulte du processus exĂ©cuté ?
  • Pour le C « Custumers/clients » : quels sont les clients, les rĂ©cepteurs, les bĂ©nĂ©ficiaires de ce qui ressort du processus étudié ?

modèle sipoc vide

DĂ©terminer les membres de l’Ă©quipe qui travaillent sur le SIPOC

Il faut tout d’abord constituer une Ă©quipe pour travailler sur l’outil SIPOC et rĂ©aliser une session de brainstorming avec un animateur. Les membres du groupe de travail doivent venir de multiples disciplines et ĂŞtre en contact direct avec le processus. Cela leur permettra d’apporter des contributions diffĂ©rentes et d’Ă©largir leur vision. Au cours de cet atelier de travail, l’Ă©quipe pourra inscrire ses notes sur un tableau blanc ou sur des post-its. Autre possibilité : travailler directement sur un grand diagramme SIPOC vierge, oĂą tous les membres de l’Ă©quipe pourront Ă©crire leurs annotations. Cette session de rĂ©flexion permettra d’avoir plusieurs points de vue sur le processus. Certains participants ne connaissant peut-ĂŞtre pas l’outil SIPOC, l’animateur devra leur prĂ©senter avant de commencer.

Exposer le processus

Pour commencer, il faut dĂ©crire le processus Ă©tudiĂ©. Pour cela, il faut donner 4 Ă  6 opĂ©rations principales du processus pour rentrer dans le sujet. Il faut choisir les opĂ©rations de dĂ©but et de fin, puis les complĂ©ter avec les opĂ©rations intermĂ©diaires. Il est important de mettre en avant les activitĂ©s principales et ne pas donner de dĂ©tails pour donner une vue synthĂ©tique de l’ensemble. L’Ă©quipe doit se poser la question : quelles actions ou activitĂ©s sont exĂ©cutĂ©es pour crĂ©er de la valeur ? Les Ă©lĂ©ments rĂ©cupĂ©rĂ©s doivent ĂŞtre inscrits dans l’ordre d’exĂ©cution dans la colonne P.

Lister les sorties

Après avoir exposĂ© le processus, il faut lister les sorties. Pour cela, l’Ă©quipe doit se poser la question : quel produit ou service est crĂ©Ă© ou rĂ©sulte du processus exĂ©cuté ? Les sorties du processus incluent le produit ou le service fourni, mais pas uniquement. Elles incluent aussi l’approbation de documents, de donnĂ©es, de dĂ©cisions et tout ce qui ressort d’un processus. Il est important de se concentrer sur les sorties qui posent problème ou qui sont plus importantes. Tous les Ă©lĂ©ments trouvĂ©s doivent ĂŞtre inscrits dans la colonne O.

RĂ©pertorier les clients

Après avoir listĂ© les sorties, il faut dĂ©nombrer les clients. Ce sont les clients externes et internes qui profitent des sorties d’un processus, les destinataires finaux. Une sortie correspond alors Ă  au moins un client qui apparait dans la colonne C. Il est cependant possible d’avoir une sortie sans client et un client sans sortie. Il faut alors se poser la question : quels sont les clients ou les rĂ©cepteurs, les bĂ©nĂ©ficiaires des sorties du processus ? Enfin, il est important de prĂ©ciser aussi dans la colonne C les exigences attendues pour chaque sortie.

RĂ©aliser l’inventaire des entrĂ©es

Après avoir listĂ© les clients, il faut identifier les entrĂ©es. Pour cela, il faut faire un inventaire des entrĂ©es qui alimentent le processus. Les entrĂ©es peuvent dĂ©signer des matĂ©riels, des personnes, des machines, des Ă©quipements, des systèmes informatiques, etc. Il faut alors se poser la question : quelles sont les ressources demandĂ©es ou dĂ©livrĂ©es par le fournisseur ? Les entrĂ©es sont Ă  inscrire dans la colonne I. Cette Ă©tape nĂ©cessite une vigilance accrue pour n’oublier aucun Ă©lĂ©ment.

Repérer les fournisseurs

Après avoir rĂ©alisĂ© l’inventaire des entrĂ©es, il faut lister les fournisseurs qui donnent les Ă©lĂ©ments en entrĂ©e. Pour cela, il faut se poser la question : qui fournit le matĂ©riel ou les entrĂ©es ? Les Ă©lĂ©ments trouvĂ©s sont Ă  inscrire dans la colonne S.

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